¿QUÉ ES LA AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS?
La automatización de procesos se refiere a la capacidad de un software de llevar a cabo tareas rutinarias que vienen siendo realizadas por trabajadores. Un RPA (Robot Process Automation) es la tecnología que permite configurar un software o “robot” para controlar e interpretar las aplicaciones existentes y poder así procesar una transacción, manipular datos, desencadenar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.
Es por tanto un software que realiza operaciones de manera automática las 24 horas del día los 365 días del año, si así se requiere. Es una gran herramienta para agilizar el trabajo, conseguir información y, en definitiva, una mejorar para ayudar al crecimiento empresarial. Veamos ahora los beneficios de los RPA en la empresa
BENEFICIOS DE LOS RPA EN LA EMPRESA
Sin duda, son muchos los beneficios que trae consigo la automatización de procesos; desde un ahorro considerable de tiempo y dinero hasta una mejora en la carga y procesamiento del trabajo:
1.- Ahorro
Monetario
Aunque de primeras pueda parecer que implantar un RPA sea algo costoso, lo cierto es que a medio plazo esa inversión se rentabiliza. La optimización del trabajo permite que los trabajadores estén centrados en las tareas que más tiempo les lleven por lo que la productividad aumentará. Además de poder sacar el trabajo más rápidamente, se reducen los fallos humanos en los procesos y el coste que ello supone. Se estima que la reducción de costes esté entre el 20 y el 40%.
De tiempo
La automatización de procesos monótonos y repetitivos implica una reducción considerable de tiempo. Por un lado, los ‘robots’ realizarán las labores más tediosas que restan efectividad a los empleados y por otra estos podrán destinar más tiempo a tareas que requieran de su experiencia, optimizando así el trabajo.
2.- Análisis completo
Debido a los datos que un RPA puede arrojar, es posible monitorizar y descubrir que procesos dentro de la empresa necesitan ser mejorados.
El propio RPA se puede nutrir de esos datos para ir mejorando progresivamente, pero, además, se puede recabar esa información para estudiar y comprender mejor los procesos de la empresa hasta el punto de poder predecir posibles futuros acontecimientos
Los robots tienen la capacidad de atención ilimitada, no tienen distracciones, y no cometen errores en sus cálculos. Cuando un robot se encuentra con una transacción que no se ajusta a sus reglas o parámetros, dicha operación se destina a la atención de un ser humano.
3.- Calidad y Confianza
Al tratarse de una máquina y de un proceso automático el índice de éxito en la gestión roza el 100% siempre y cuando el software esté bien configurado. Los robots de software no toman decisiones inconsistentes ni eligen “doblar a la derecha” un día y “doblar a la izquierda” al siguiente día. Son configurados para resolver un problema siempre de la misma forma.
Dado su alto porcentaje de éxito en la gestión, la confianza en este software es plena. Esto repercute, como se comentó anteriormente en la productividad de la empresa. Además, no solo es que tenga un índice de éxito cercano al 100%, sino que además los ERP pueden trabajar 24 horas los 365 días del año.
4.- Una organización contenta y efectiva
La realización automática de procesos monótonos desembocará en un empleado más feliz y libre de hacer aquellos procesos que realmente necesiten de su experiencia. Todo esto, finalmente, se reflejará en el cliente que experimentará una respuesta más rápida y efectiva por parte de la empresa. De esta manera, los ERP podrán verse reflejados no solo en el producto final sino también en el cliente.
5.- Los RPA son moldeables a cada tipo de empresa
La solución RPA puede ser tan grande o pequeña como sea necesario. Al tratarse de software que puede ser modificado y aplicado de diferentes maneras, el tamaño de la empresa puede variar y, sin embargo, el uso de los ERP se puede aplicar de la misma manera. Este software se puede usar en un proceso muy particular, pero también sobre grandes flujos de trabajo. Si en un momento dado necesita aumentar considerablemente su capacidad de proceso, simplemente habrá que asignar un mayor número de robots, lo que se puede hacer de manera inmediata.
6.- Fácil manejo y compatibilidad
Los RPA no necesitan grandes habilidades tecnológicas por lo que su adaptación a la organización es sencilla. Una vez el software es instalado, simplemente, el empleado tendrá que cambiar su antigua forma de trabajar por una nueva mucho más cómoda en la que evitará todas esas tareas rutinarias. Los RPA no necesitan ningún cambio de interfaz por lo que tampoco se experimentará un cambio visual en los procesos.