A continuación, sin ánimo de ser exhaustivos, se exponen algunos de los aspectos que deben resaltarse para que un Protocolo Familiar alcance plena eficacia en su funcionamiento:
- Forma societaria de la Empresa Familiar
El tipo social más adecuado es el de la Sociedad Limitada, dada su flexibilidad y convivencia de elementos personalizas y capitalistas. Es un traje hecho a medida en el que, por ejemplo, el régimen de restricción en la transmisión de las participaciones satisface en mayor medida las pretensiones de permanencia entre los miembros de la familia.
II. Capitulaciones o convenios matrimoniales
Para que los compromisos establecidos en el ámbito del Protocolo Familiar alcancen plena eficacia es usual que los miembros de la familia otorguen ante Notario capitulaciones o convenios matrimoniales, estableciendo como régimen económico de su matrimonio el de separación de bienes y la aceptación del Protocolo Familiar. De esta manera, las participaciones del grupo familiar permanecerán siempre dentro del mismo.
Debemos advertir sin embargo, que la situación varía sobre todo cuando los cónyuges de los hijos no han sido parte en el Protocolo.
III. Disposiciones testamentarias
Al igual que con las capitulaciones matrimoniales, para dar cumplimiento al Protocolo, es conveniente que los
miembros de la familia otorguen testamento con la finalidad de preservar la propiedad de la Empresa Familiar
dentro de la familia. Precisamente en la normativa que rige las sucesiones se han introducido en los últimos
años disposiciones que ayudan a la conservación de la Empresa Familiar y al mantenimiento del control sobre
su capital.
IV. Pactos entre socios
Los miembros de la familia pueden establecer los pactos que estimen convenientes sobre la Empresa Familiar,
sin necesidad de darles publicidad. Estos pactos surten eficacia, en principio, entre ellos y, en general, obedecen
a razones de limitar el alcance de esos acuerdos a determinadas personas o dotarlos de una mayor confidencialidad.
En otras ocasiones, cuando se pretende que su eficacia alcance también a terceros, los estatutos, las capitulaciones
matrimoniales o el testamento, pueden ser los instrumentos jurídicos oportunos para lograr estas pretensiones.
V. Acuerdos sociales y estatutarios
Resulta conveniente que los pactos relativos a los aspectos corporativos de la empresa (transmisión de acciones,
nombramiento de consejeros, régimen de adopción de acuerdos, reparto de beneficios, etc.) tengan su reflejo
en los estatutos de la Empresa Familiar, siempre que dichos pactos se ajusten a las leyes societarias aplicables.
Sin embargo, el Protocolo Familiar puede establecer particularidades que no encuentran acomodo en los estatutos sociales o que incluso sean ajenas a las propias leyes societarias; en estos casos se suele establecer que, en caso de divergencia, el Protocolo prevalece sobre los Estatutos, aunque esta prevalencia, evidentemente, solo desplegará sus efectos entre los firmantes del Protocolo.
VI. Profesionalidad
La familia debe abstraerse de sus intereses personales cuando tome decisiones empresariales y organizar la
gestión y administración de la empresa atendiendo al interés social. Por ello, suele ser útil abordar los criterios
para regular el acceso de familiares a la empresa como empleados.
Es importante recoger la capacitación necesaria de los miembros para acceder a distintos puestos directivos (por
ejemplo, su formación, experiencia previa fuera de la empresa, perfil profesional, edad, etc.).
VII. Mecanismos para la resolución de conflictos.
Además de los conflictos derivados de la actividad empresarial, hay que añadir los conflictos derivados de los propios vínculos familiares. Estos conflictos, que pueden surgir por la discrepancia de intereses generacionales o de cualquier otro tipo, deben ser resueltos de la manera más armoniosa y objetiva posible.
Por ejemplo, en lugar de acudir a los tribunales de justicia es frecuente someter la resolución del conflicto a un arbitraje. Normalmente se tratará de un arbitraje de equidad, en el que un tercero neutral e imparcial (árbitro) resuelve la controversia dictando un laudo, que es de obligado cumplimiento para las partes, según su leal saber y entender (es decir, sin sujeción al ordenamiento jurídico que pueda ser aplicable a la controversia).
Otra vía de resolución puede pasar por acudir a la mediación del asesor externo reseñado en el expositivo anterior, quien procurará clarificar las posturas que mantiene cada miembro y coordinar las pautas a seguir.